R.O.I.

Chorale Alégria - Règlement intérieur

Préambule

Le présent Règlement d'Ordre Intérieur (R.O.I.) complète et précise les statuts de l’association « Chorale Alégria » de Vernet les Bains . Il s’applique obligatoirement à l'ensemble des membres, aux candidats souhaitant entrer dans l'association, ainsi qu'à tous les participants aux activités de l'association et aux accompagnants.

TITRE I - MEMBRES ET PARTICIPANTS

1 - Adhésions et perte de la qualité de membre

1.1 Adhésion

Les personnes désirant adhérer doivent transmettre au bureau un bulletin d'adhésion. Ce bulletin leur est remis lors de la première répétition de l'année et, par ailleurs, est téléchargeable au départ du Blog de la chorale : https://alegriavlb.blogspot.com/

Le bureau statue sur les demandes lors de chacune des ses réunions.

Toute demande peut être refusée ou ajournée sans justification.

1.2 Perte de la qualité de membre

a) La démission doit être adressée au bureau. Elle n'a pas à être motivée par le membre démissionnaire.

b) La radiation d'un membre peut être prononcée par le Conseil d'administration pour infraction aux statuts ou pour motif grave.

Sont notamment réputés constituer des motifs graves :

toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l'association ou à sa réputation ;

le non respect des lois et règlements, des droits et devoirs des adhérents définis ci-après, en particulier en ce qui concerne la sécurité et la protection de la vie personnelle ;

une mauvaise déclaration d'identité ou l'usurpation d'identité ou d'un compte électronique.

c) La perte de la qualité de membre est automatique en cas de non-paiement de la cotisation et des autres services le jour de la réunion annuelle de l'Assemblée générale.

d) En cas de décès.

2 - Membres et participants

2.1 Membres actifs

Un membre actif (choriste) peut participer à toutes les activités et bénéficier des services de l'association dans les conditions du présent règlement intérieur.

2.2 Membres bienfaiteurs

Les membres bienfaiteurs, aussi appelés membres sympathisants ou de soutien, versent une cotisation annuelle spéciale.

Cette cotisation leur permet de prendre part aux différentes activités de l'association aux mêmes tarifs que les choristes. Il en va ainsi, des repas organisés tant au local habituel qu'à l'extérieur de celui-ci ; des déplacements à l'étranger en vue, entre-autres, de la participation de la chorale à un Festival et des éventuels voyages ou excursions ou pour toute autre manifestation, payante ou non.

Ils ont les mêmes droits et obligations que les membres actifs.

2.3 Membres d'honneur

Les membres d'honneur sont désignés par le Conseil d'administration pour les services qu'ils ont rendus ou qu'ils rendent à l'association.

Ils sont dispensés de cotisation.

Ils ont les mêmes droits et obligations que les membres actifs.

2.4 Participants

Il s'agit de personnes qui prennent part à l'une ou l'autre activité organisée par l'association, sans être membres de celle-ci.

A ce titre ils règlent le montant (tarif) de l'activité en question, avec éventuellement un supplément.

Les participants ne prennent pas part à l'Assemblée Générale et ne sont jamais invités à un Conseil d'Administration.

3 - Cotisations et tarifs

3.1 Fixation

Le montant de la cotisation annuelle est fixé chaque année par l'Assemblée générale sur proposition du Conseil d'administration.

Chaque cotisation couvre une année scolaire, de la première répétition de septembre jusqu'à celle de l'année suivante.

La cotisation est payable en une ou deux fois, par virement de préférence ou en liquide, ou par chèque(s) tous datés et remis lors du premier paiement. Ils seront encaissés aux dates convenues avec le trésorier.

Les nouveaux choristes souhaitant entrer dans l'association peuvent participer gracieusement à trois répétitions. Ils doivent ensuite acquitter un montant en fonction de la date d'entrée dans l'association : la totalité du montant annuel, de septembre à décembre ; les 2/3 du montant de janvier à mars ; le 1/3 du montant d'avril à juin.

Tout paiement versé à l'association est définitivement acquis à celle-ci. Cette clause s'applique même en cas de paiement en plusieurs fois. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre en cours d’année. De même, sauf mention explicite sur le bulletin d'inscription, le prix d'une activité ou d'un service reste exigible et est non remboursable dès le dépôt ou l'envoi de la demande ou  de l'inscription.

3.2 Montant des cotisations annuelles

La cotisation « Membre actif » (choriste) est fixée à 60 euros pour l'année 2019/2020. Les coûts restant égaux à eux-mêmes, la cotisation reste de 60 euros même si deux choristes forment un couple ou cohabitent.

La cotisation « Membre bienfaiteur » est fixée à 40 euros pour l'année 2019/2020

3.3 Prix des activités.

Le prix de chaque activité est celui inscrit sur le site de l'association ou sur le bulletin d'inscription de ladite activité.

4. Droits et devoirs des membres.

4.1 Respect mutuel.

Chaque membre et chaque participant aux activités de l'association a droit au respect de ses conceptions philosophiques, de ses croyances et de ses opinions. Bien qu'engagée socialement, l'association est aconfessionnelle et apolitique ; le racisme, la xénophobie et l'intolérance n'y sont pas admis.

4.2 Droit à l'image.

Les participants aux activités de l'association ont un droit exclusif sur leur image et l'utilisation qui en est faite. L'association respecte ainsi le RGPD du 25 mai 2018

À l'exception d'illustrations visuelles ou sonores (sur le Blog, sur Youtube ou Dailymotion, etc..) des actions publiques de l'association (présentations, répétitions, concerts..) prises sous sa responsabilité, les photos et enregistrements sonores des activités de l'association sont réservés à un usage privé.

4.3 Partitions et supports.

Les partitions et les autres supports de travail sont généralement fournis aux membres et aux participants aux activités de l'association. Exceptionnellement (partitions volumineuses, cédéroms...), une participation financière peut être demandée.

4.4 Répétitions et assiduité.

Pendant les répétitions, les consignes du chef de chœur doivent être écoutées et respectées. Les pupitres qui ne sont pas appelés à chanter observent le silence. Les critiques sont de la responsabilité exclusive du chef.

Dans l'esprit de convivialité qui est de tradition dans l'association, les adhérents apportent une aide discrète et bienveillante à ceux qui en ont besoin, notamment aux nouveaux membres qui doivent acquérir rapidement la maîtrise des œuvres déjà inscrites au répertoire.

Le chant, pour qu'il soit et reste un plaisir est donc un engagement de chacun qui demande la rigueur qu'exige toute pratique musicale. Ainsi, les répétitions, concerts, manifestations, etc... organisés ou acceptés par la chorale sont obligatoires. En cas de problème, les absences non programmées sont immédiatement portées à la connaissance du chef de cœur et du président afin que le programme (y compris des répétitions) soit adapté à la présence des choristes.

La chorale n'en est pas moins un espace privilégié de convivialité d'échange et de rencontre. En outre, Alégria a pour particularité d'être très cosmopolite et de ce fait se retrouve amputée, tous les ans, et pour de longues périodes, de membres venus de l'étranger qui retournent dans leurs contrées.

Cette dernière contrainte incontournable fait la spécificité d'Alégria et est en contradiction avec la participation obligatoire.

Ainsi donc, pour les répétitions, une assiduité minimale de 50% de présence annuelle est demandée à chaque membre qui fera part au moins un mois à l'avance de ses absences programmées.

Il est évident que les absents occasionnels devront se renseigner individuellement sur ce qui a été fait et dit lors de leurs absences.

4.5 Travail préparatoire.

Pour être efficaces et satisfaisantes, les répétitions doivent absolument être préparées par chaque choriste par un travail individuel à partir des partitions et/ou des enregistrements.Certains de ces enregistrements sont à l'écoute sur le blog de l’association.

4.6 Concerts et manifestations.

La tenue de concert est fixée par le bureau pour chaque manifestation. Elle s'impose à chacun des participants.

4.7 Adresses de messagerie.

Tout comme les numéros de téléphone et les adresses postales, les adresses de messagerie des membres, des participants et des abonnés de l'association sont des informations personnelles à protéger. Elles ne peuvent être divulguées sans autorisation.

En particulier et pour réduire en outre le risque de courriers indésirables, lors de l'envoi en nombre, les adresses des destinataires doivent être mentionnées en copie cachée (Cci). Si le message ne comporte plus dès lors de destinataire principal, l'émetteur placera sa propre adresse à cet effet.

TITRE II - FONCTIONNEMENT DE L'ASSOCIATION et INSTANCES

Cette section ne s'applique qu'aux membres (actifs, bienfaiteurs et d’honneur) de l'association.

ASSEMBLÉES

1. Convocation

Les membres de l'association, à jour de leur cotisation, sont réunis en assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

Quinze jours au moins avant la date fixée, le président ou le secrétaire annonce lors d'une répétition ainsi que par messagerie à tous les membres et par publication sur le blog de l'association la convocation à l'assemblée générale en précisant l'ordre du jour sommaire.

2. Assemblée générale ordinaire.

L'assemblée générale ordinaire se réunit au début de chaque année.

L'Assemblée générale ordinaire entend le rapport moral ou d'activité et la situation financière de l'association. Elle approuve les comptes de l'exercice écoulé, vote le budget de l'exercice suivant. Elle délibère sur les orientations à venir et sur les questions à l'ordre du jour. Elle fixe le montant des cotisations de la saison suivante. Elle pourvoit à la nomination ou au renouvellement des membres du Conseil d'administration.

3. Assemblée générale extraordinaire.

Si besoin est, sur proposition du Conseil d'administration ou à la demande de la moitié des membres à jour de leur cotisation, le président ou le secrétaire convoque une assemblée générale extraordinaire.

4. Présidence

L'Assemblée générale est présidée par le président de l'association ou, à défaut, par le vice-président, le secrétaire ou le trésorier.

5. Votes

Les membres présents, à jour de leur cotisation, votent à main levée. Toutefois, un scrutin secret peut être demandé sur l'ordre du jour ou par le quart des membres présents.

Un membre qui ne peut participer à une assemble générale peut donner procuration à un autre membre. Un membre présent ne peut disposer que d'une seule procuration.

6. Validité des décisions.

Ne peuvent être soumises à délibération que les questions mises à l'ordre du jour. Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées. En cas de partage, la voix du président de l'assemblée est prépondérante.

L'assemblée générale ne peut valablement délibérer que si le nombre des membres présents et représentés atteint au moins le tiers des membres admissibles.

Si ce quorum n'est pas respecté, les questions en suspens seront soit soumises à vote électronique, soit présentées lors d'une assemblée extraordinaire convoquée à cet effet. Dans les deux cas, les décisions peuvent alors être prises à la majorité simple.

CONSEIL D'ADMINISTRATION

Composition et renouvellement.

L'Association est administrée par un Conseil d'Administration. Le Conseil se compose de 4 (quatre) à 8 (huit) membres tous choisis parmi les membres actifs et/ou sympathisants de l'association.

Les membres du Conseil (ou administrateurs), sont élus pour 2 ans par l'assemblée générale avec le renouvellement par moitié tous les ans. Les administrateurs sortants sont rééligibles.

Le Conseil d'Administration étant renouvelé par moitié, la première année les membres sortants sont désignés par tirage au sort, lors de la première Assemblée Générale (octobre 2019)

La fonction d'administrateur cesse par arrivée à terme du mandat ou démission du poste.

Missions du Conseil d'administration.

Dans le respect des statuts et à l'exception des actes ou opérations réservés à l'Assemblée générale, le Conseil d'administration administre l'association : il élit annuellement les membres du bureau ; il fixe l'ordre du jour de l'assemblée générale ; il établit le budget ; il fixe le montant des cotisations ; il définit les règles du fonctionnement interne de l'association et, à ce titre, il rédige le règlement intérieur ; il propose et organise les diverses activités et actions de l'association ; il est garant de l'image de l'association ; il décide des adhésions de nouveaux membres ; il prend les sanctions à l'encontre des membres ne respectant pas les objectifs et les règles de l'association, etc.

Le Conseil d'administration délègue les pouvoirs nécessaires aux membres du bureau et à toute autre personne membre du Conseil.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des présents ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante.

Réunions.

Le Conseil d'administration se réunit au moins trois fois par an avec les objectifs suivants :

En septembre ou octobre, préparation de l'Assemblée Générale Ordinaire ;

En septembre ou octobre, définition du programme de la saison (du mois de septembre au mois d'août suivant) ;

Le Conseil d'administration peut être aussi réuni à la demande du président ou d'un quart de ses membres.

Le Conseil d'administration peut inviter toute personne à participer à tout ou partie de ses débats. En particulier, il peut autoriser un ou plusieurs membres de l'association à assister à ses réunions, sans voix délibérative.

BUREAU

Le bureau se réunit autant de fois que nécessaire fonction de l'actualité et est, à tout le moins, composé d'un président, d'un (ou deux) vice-président(s), d'un secrétaire et d'un trésorier. Un secrétaire-adjoint et un trésorier-adjoint peuvent également en faire partie. Ces deux derniers doivent être membres du Conseil d'administration.

Sauf exception, les membres du bureau doivent disposer d'un accès internet et d'une boite à lettres électronique qu'ils relèveront au moins toutes les 48 heures en périodes actives.

Le bureau prépare les travaux, propositions et ordre du jour à soumettre au Conseil d'administration ; il exécute au quotidien les décisions du Conseil d'administration ; il prend toutes les décisions nécessaires au bon fonctionnement de l'association entre deux réunions du Conseil d'administration.

La validité des délibérations nécessite la présence de la moitié des membres du bureau. Les décisions devront être prises à la majorité des 2/3 des membres présents.

COMPTABILITÉ

Tenue des comptes.

Le trésorier tient à jour les comptes de l'association. Il doit être capable de les présenter et les justifier à la suite d'une demande du président ou du Conseil d'administration.

Vu l'importance de la tenue journalière des comptes c'est le trésorier qui lancera l'appel à renouvellement des cotisations et tiendra le fichier initial des membres. Fichier qu'il communiquera au président et au secrétaire en vue de distribuer les autres courriers (convocations aux répétitions, concerts, etc...)

Vérification.

Le Conseil d'administration peut à tout moment, notamment avant une Assemblée générale, nommer un commissaire aux comptes pour vérifier la comptabilité. Le trésorier mettra alors à sa disposition toutes les informations utiles à cette tâche.

COMMUNICATIONS ET DÉMOCRATIE ÉLECTRONIQUE

Échanges officiels

Les échanges officiels (convocations, notifications, etc.) au sein de l'association peuvent être effectués par messagerie électronique et par publication sur le site (blog) de l'association, pour tous les membres ayant communiqué une adresse de courrier électronique sur le bulletin d'adhésion.

La Communication externe (Blog, affiches, tracts, etc..)

Informations publiques, accessibles à tous les internautes.

Le but est de faire connaître l'association et ses activités et participer ainsi au recrutement de nouveaux adhérents ;

Présenter la chorale et les chefs de chœur ;

Annoncer les concerts et les activités (rencontres, ateliers d'été...) et décrire les modalités de participation ;

Diffuser les actualités auprès des abonnés.

Communication interne (Blog, courriers,etc..)

Informations restreintes aux membres de l'association et à ses invités.

Site internet.

Sous la responsabilité du Conseil d'administration, le site internet de l'association (blog) est géré par le webmaster en conformité avec le RGPD

Les informations qu'il contient sont sous copyright de l'association . En dehors de l'annonce des concerts et des activités, elles ne doivent pas être rediffusées sans autorisation.

Le site participe tant à la communication externe qu'à la communication interne.

RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)

Dans le cadre de l’activité de notre association « Chorale Alégria » de Vernet les Bains, nous avons constitué un fichier contenant des informations à caractère personnel sur nos membres.

Les informations recueillies sont enregistrées dans un fichier par le Responsable du Traitement des Données dans le but de tenir les membres informés de :

- L'actualité des événements (Concerts, voyages, excursions…) ;
- Le calendrier des répétitions ;
- L'actualité des événements spécifiques (Assemblée Générale, Réunions du Conseil d’Administration, etc...

Ces données seront conservées pendant 3 (trois) ans après adhésion, à moins d’une demande express de la part d'un membre, pour leur suppression.

Conformément à la Loi « RGPD » les membres peuvent exercer leur droit d’accès aux données les concernant et les faire rectifier en contactant le Responsable du Traitement des Données à l'adresse suivante : alegriavlb@gmail.com

TITRE III - ACTIVITÉS DE L'ASSOCIATION

Sont concernées ici les activités régulières de l'association. D'autres peuvent être organisées, ponctuellement ou non, en particulier suivant les opportunités d'actions communes avec d'autres chorales.

Direction musicale.

La direction musicale de la chorale et le choix des œuvres au programme sont de la responsabilité du chef de chœur, en accord avec les membres du Conseil d'administration.

Les membres de l'association, par le biais du Conseil d'administration, peuvent lui faire des propositions sur le programme et les activités.

Répétitions.

C'est par les répétitions que les choristes apprennent à chanter et mettent au point les œuvres qu'ils présentent en concert.

Les séances sont programmées (sauf exception) en dehors des périodes de vacances scolaires et suivant un calendrier fixé par le chef de chœur en accord avec le bureau.

Les choristes participent aux répétitions et accèdent s'ils le souhaitent, aux enregistrements des précédents concerts.

Sauf exceptions, les répétitions ont lieu tous les jeudis, de 17h45 à 20h. au local mis à disposition par la commune de Vernet les Bains.

Certaines répétitions peuvent avoir lieu un autre jour de semaine, aux mêmes heures et au même endroit. Elles sont en général consacrées soit à un travail général par pupitre, soit à la préparation d'un concert.

Le programme détaillé des répétitions est fourni par le secrétaire lors de la convocation à celles-ci.

Concerts et autres représentations.

Outre son traditionnel concert annuel Alégria peut prendre part à d'autres représentations à son initiative ou à la demande de collectivités ou d'organismes externes. Dans ce cadre, elle peut intervenir lors de commémorations historiques.

L'association organise ou participe aussi régulièrement à des concerts en commun avec un ou plusieurs groupes vocaux (échange avec une autre chorale, participation à un festival, etc.)

TITRE IV - DISPOSITIONS DIVERSES

Modification du règlement intérieur.

Le présent règlement intérieur peut être modifié par le Conseil d'administration.

Les modifications sont applicables dès leur publication sur le site de l'association et leur diffusion aux membres.

Le Conseil d'administration doit examiner les demandes de modification présentées par 10 % des membres de l'association.

Le texte ci-dessus (Règlement Intérieur) a été approuvé par le Conseil d'Administration en date du 12 septembre 2019 ainsi que par l'Assemblée  Générale Ordinaire du 4 octobre 2019.